Zapytanie ofertowe – nr 01/06/2023

Szczecin, dnia 01 czerwca 2023 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE – nr 01/06/2023

1. Informacje ogólne, dane Zamawiającego:
   1. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami opisanymi w ‘Zasadach wspierania realizacji zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, zlecanych organizacjom pozarządowym przez PFRON’, a w szczególności zasadą konkurencyjności opisaną w załączniku nr 3 do zasad, jakim są ‘Wytyczne w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych’.
   2. Postępowanie prowadzone jest na potrzeby projektu pt. „MIGAMY NA KASZUBACH!”, współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, realizowanego przez Zamawiającego, wymienionego w części I.3. Usługi, jakie świadczone będą przez wyłonionego w ramach zapytania ofertowego Wykonawcę, współfinansowane będą ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
   3. Zamawiający:
      Polski Związek Głuchych Oddział Zachodniopomorski, z siedzibą w Szczecinie, al. Niepodległości 22/8, kod pocztowy 70-412, wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Szczecin Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000043245, adres strony www: pzg.szczecin.pl, zwany dalej „Zamawiającym”.
2. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
   55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
   55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
   55100000-1 – Usługi hotelarskie
   55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
   55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
3. Opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce wykonania usługi:
   1. Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa i gastronomiczna na czas realizacji imprezy rekreacyjnej pn. „MIGAMY NA KASZUBACH!” w okresie od 22 września 2023 r. do 24 września 2023 r., w miejscowości Wdzydze, w woj. pomorskim.
   2. Wymagania wobec Oferenta:
      1. Oferent będzie zobowiązany do zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia dla grupy 158, osób przy czym:
         1. Zakwaterowanie obejmie 2 noclegi dla 158 osób: I nocleg: z 22 września na 23 września 2023 r.; II nocleg: z 23 września 2023 r. na 24 września 2023 r.
         2. Wyżywienie dotyczyć będzie następujących posiłków, dla następujących liczb osób:
            • 22 września 2023 r. obiadokolacja dla 158 osób;
            • 23 września 2023 r.: śniadanie dla 158 osób, obiad dla 158 osób;
            • 23 września 2023 r.: uroczysta kolacja dla 158 osób;
            • 24 września 2023 r.: śniadanie dla 158 osób, obiad dla 158 osób.
      2. Oferent jest zobowiązany dysponować bazą noclegową dla co najmniej 158 osób oraz salą bankietową dla 158 osób.
      3. Menu na dany dzień zostanie każdorazowo ustalone z Zamawiającym.
      4. Posiłki serwowane będą w miejscu noclegu.
      5. Lokalizacja: usługa świadczona będzie na terenie województwa pomorskiego, miejscowość: Wdzydze.
4. Termin i miejsce składania ofert
   1. Oferta powinna być przesłana/dostarczona na adres: Polskiego Związku Głuchych Oddział Zachodniopomorski, al. Niepodległości 22/8, 70-412 Szczecin do 15 czerwca 2023 r. do godziny 16:00. Dopuszcza się oferty drogą e-mailową na adres: biuro@pzg.szczecin.pl
   2. Oferta powinna zawierać łączną cenę brutto (z podatkiem VAT) za całość zamówienia.
   3. Ofertę należy sporządzić na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
5. Wymagania formalne wobec Wykonawcy:
   1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego; dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
   2. Zamówienie nie może zostać udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającymi lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:
      1. uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
      2. posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji,
      3. pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
      4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
   3. Potencjalny Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa w punkcie VI.2 (załącznik nr 2 do zapytania).
6. Kryteria oceny oferty:
   1. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany jest w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria.
   2. Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki niniejszego, postępowania w oparciu o następujące kryterium:
      Koszt oferty w badanym zakresie – 100 %.
      Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
      ((Kmin / Kbad) * 100%) * 100 = Ilość punktów
      gdzie:
      Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
      Kbad – koszt brutto oferty badanej
      100– współczynnik stały
   3. Sporządzenie oferty niezgodnie z wymaganiami Zamawiających będzie skutkowało odrzuceniem oferty.
   4. Oferty złożone po terminie składania ofert zostaną odrzucone.
7. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę, Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
8. Informacje dotyczące zakończonego postępowania (w tym o wyborze najkorzystniejszej oferty) oraz ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Zamawiający projektu upubliczni – niezwłocznie po zakończeniu postępowania – na swojej stronie internetowej.
9. Zamawiający w trakcie analizy złożonych ofert zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
10. Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami:
    1. Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Pani Maja Kamińska-Kołota, e-mail: biuro@pzg.szczecin.pl, telefon 91 423 26 75.
    2. Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania, wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.
11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania, a Wykonawcom nie przysługują wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenia.
12. Z wyłonionych w postępowaniu Wykonawcą, Zamawiający podpisze umowę na realizację zamówienia.
13. Informacje na temat przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w ofercie Wykonawcy
    Zgodnie z art. 13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ( UE) 2016/679 z dnia 27.04. 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119/14 z 4.5.2016 r.), dalej RODO, w odniesieniu do:
    1. Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą;
    2. Pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie);
    3. Członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRS);
    4. Osoby fizycznej (np. pracownika Wykonawcy) skierowanej do kontaktów w sprawie realizacji zamówienia;
       informujemy, że:
       1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Związek Głuchych Oddział Zachodniopomorski z siedzibą w Szczecinie przy Al. Niepodległości 22/8, kod pocztowy 70-412 Szczecin. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych. Kontakt z administratorem danych osobowych jest możliwy poprzez adres poczty elektronicznej: biuro@pzg.szczecin.pl, pod numerem telefonu 91 423 26 75 lub listownie na w/w adres.
       2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
          • wyboru Wykonawcy spośród nadesłanych ofert na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
          • zawarcia, wykonywania i zakończenia umowy z Wykonawcą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w przypadku wyboru oferty);
          • realizacji obowiązków wynikających z przepisów o podatkach i rachunkowości tzn. rozliczenia finansowego i podatkowego (np. rozliczenie faktur lub rachunków) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
          • ewentualnego dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
          • kontaktowania się z Wykonawcą i jego pracownikami w sprawie realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) ja-kim jest kontakt w celu realizacji umowy.
       3. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.
       4. Pani/Pana dane osobowe będą także udostępniane i przesyłane (do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), z siedzibą przy al. Jana Pawła II 13, 00-828 Warszawa.
       5. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy. Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych bądź brak zgody na ich udostępnienie PFRON skutkuje brakiem możliwości zawarcia umowy.
       6. Innymi odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi informatyczne (hosting skrzynek mailowych), prawne, doradcze, na podstawie stosownych umów oraz podmioty upoważnione do otrzymania Pani/Pana danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa np. banki.
       7. W przypadku gdy jest Pani/Pan pracownikiem Wykonawcy, podanie Pani/Pana danych osobowych może być obowiązkiem wynikającym z relacji służbowej lub innej pomiędzy Panią/Panem, a Wykonawcą.
       8. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
          • dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
          • przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani /Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy w sposób zautomatyzowany;
          • wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
          • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
       9. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
       10. Dane będą przechowywane do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów księgowych i prawa podatkowego, w tym, tj. w terminie 5 lat, liczonych od roku następującego po roku 2024, czyli 2029 r.
       11. Dane osobowe które zbierane i udostępniane są PFRON, przechowywane są przez okres trwania umowy podpisanej z PFRON oraz w obowiązkowym okresie archiwizacji dokumentacji związanej z tą umową, tj. do dnia zakończenia realizacji projektu – 31.10.2023 r. oraz przez dodatkowy okres archiwizacji – 5 lat licząc od początku roku następującego po roku zakończenia realizacji projektu, tj. do 31.12.2028 r.
14. Postanowienia końcowe
    1. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a niniejsze zapytanie nie stanowi oferty ani nie kreuje po stronie Zamawiającego zobowiązania do zawarcia umowy.
    2. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.
    3. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.